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 Commission Utilisateurs des locaux compte rendu de la réunion du 17 novembre 2015

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Méli-Mélo

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MessageSujet: Commission Utilisateurs des locaux compte rendu de la réunion du 17 novembre 2015   26/11/2015, 03:19




Commission Utilisateurs des locaux

Compte rendu de la réunion du 17 novembre 2015




Associations représentées :

-ARES
-Dés d'Rôles d'Univers
-Les Ludopathes
-Les Chevaliers de la Duchesse
-La Garde de l'Ouest
-Maison des Jeux

Associations excusées :

-Peuple et Culture 44

Associations absentes :

-Yosakura

La convention d'utilisation des locaux :

Un exemplaire de la nouvelle convention a été distribué. Il est a remplir le plus vite possible (mais il est possible d'attendre les AG les plus proches) De modifications y ont été apportées :
La commission se réunit une fois par an minimum. Elle peut se réunir d'autres fois à la demande de ses membres. Les associations ne doivent pas hésiter à utiliser cette commission comme le moyen d'échange entre elles. Chaque association utilisatrice des locaux devra couvrir ses membres et ses
activités à la Maison des Jeux par une assurance de responsabilité civile. Un justificatif de cette assurance sera à fournir chaque année, en janvier, à la Maison des Jeux. Un rappel sera envoyé aux associations absentes à cette réunion. La participation à cette commission est obligatoire, et fait partie des conditions d'utilisation de la Maison des Jeux. C'est donc, selon la convention, un premier,avertissement.


Le planning hebdomadaire :

Les attributions de salles pour l'année 2015-2016 reste inchangées. Le planning est consultable sur le site de la Maison des Jeux : [Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien] Pour réserver des créneaux horaires différents de l'utilisation habituelle
(événements, réservation de plusieurs salles...) :

1, Contacter les salariés de la Maison des Jeux : 02,40,35,75,67 ou [Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien]
2, Envoyer un mail d'information à toutes les associations pour informer du changement, AU MOINS UN MOIS AVANT via la mailing list (Voir fin de document)



Pour les événements de type tournoi utilisant exceptionnellement plusieurs salles de la Maison des Jeux. :
Les faire en priorité le dimanche. Au pire, le samedi à partir de 18h. Au pire pire, le samedi en journée aussi, avec la contrainte de pouvoir laisser quelques tables disponibles pour les autres activités. Points techniques La check-list remise avec les clés n'est pas accessoire. Il faut la remplir scrupuleusement. Si un membre d'association souhaite rester après le départ du porteur de clé, il a l'obligation d'inscrire ses coordonnées sur ce document s'il souhaite rester dans la Maison des Jeux, sinon, il doit quitter les lieux. Le placard de Taverne Production est encore utilisé, une demande est faite à Taverne pour le vider, et permettre à la Garde de l'Ouest de l'utiliser. Événement inter-associatif. Très bon retour des participants et organisateurs de l'an dernier. La convivialité entre participants était forte, et liée au fait de manger ensemble. L'objectif de se faire découvrir les pratiques ludiques des différentes associations n'a par contre pas été rempli.
L'envie de reproduire cet événement est affirmée. La date pourrait être plus tôt dans l'année (fin mai) pour permettre aux membres d'ARES d'y participer plus. Une première réunion d'associations organisatrices sera à fixer en janvier. Les salariés de la Maison des Jeux y sont associés en tant que participants mais pas en tant qu'organisateurs.


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